Reporte de accidente de trabajo a la ARL: FURAT, plazos y sanciones

Un trabajador resbala en el turno de la mañana, cae desde una escalera de dos metros y se fractura la muñeca derecha. El supervisor llama a la ambulancia, el afectado ingresa a urgencias y el empleador queda en medio del pánico: ¿debo reportarlo hoy mismo?, ¿a quién?, ¿qué formato debo llenar?, ¿qué pasa si espero hasta el lunes? En Colombia, más del 40 % de los accidentes laborales se reportan fuera del plazo legal —según cifras de Fasecolda—, exponiendo a las empresas a sanciones de hasta 1.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMLMV). Este post te explica, paso a paso, cómo funciona el reporte obligatorio de accidentes de trabajo a través del FURAT, cuáles son los plazos reales y qué consecuencias enfrentas si decides no actuar.

Qué es el FURAT y por qué existe un formato único

El FURAT (Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo) es el documento estandarizado que toda empresa en Colombia debe diligenciar cuando ocurre un accidente laboral. Fue creado para unificar la información que reciben las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y el Ministerio del Trabajo, evitando versiones dispersas o incompletas del mismo evento.

Este formato tiene origen en el Decreto 1295 de 1994 (sistema general de riesgos laborales), reglamentado por el Decreto 1530 de 1996 y la Resolución 156 de 2005, que establece los formatos de informe de accidente de trabajo y enfermedad laboral. Aunque cada ARL puede tener su propia interfaz digital o plantilla impresa, el contenido exigido es idéntico: datos del empleador, del trabajador, descripción del accidente, testigos, tipo de lesión, medidas preventivas previas y análisis de causas inmediatas.

El objetivo del FURAT no es burocrático: permite a la ARL evaluar si el evento es calificable como accidente de trabajo (Art. 3 de la Ley 1562 de 2012), habilitar la cobertura de prestaciones asistenciales y económicas, y determinar si debe iniciar un proceso de investigación o inspección en la empresa.

Plazos legales para reportar: dos días hábiles, sin prórrogas

El plazo para reportar un accidente de trabajo a la ARL es de dos (2) días hábiles contados desde el momento en que ocurre o el empleador tiene conocimiento del evento. Este plazo está definido en el artículo 62 del Decreto 1295 de 1994 y reiterado en la Resolución 156 de 2005.

Adicionalmente, si el trabajador requiere atención médica inmediata, el empleador debe reportar el accidente a la EPS también dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, mediante copia del mismo FURAT o comunicación directa, para garantizar que la entidad de salud facture los servicios a la ARL y no los cobre al régimen contributivo ordinario.

¿Qué significa "días hábiles"? Sábados, domingos y festivos no cuentan. Si el accidente ocurre un viernes a las 4:00 p.m., el plazo inicia el lunes siguiente y vence el miércoles al cierre de la jornada laboral. No existen prórrogas automáticas ni excepciones por "desconocimiento del procedimiento".

Excepción: si el accidente genera incapacidad permanente parcial, invalidez o muerte, la ARL puede exigir reporte inmediato (mismo día) según su reglamento interno, aunque la norma base sigue siendo dos días hábiles como mínimo.

Información obligatoria que debe contener el FURAT

El Formato Único de Reporte exige los siguientes campos, sin los cuales la ARL puede rechazar el trámite o devolver el documento para corrección:

• Datos de la empresa: razón social, NIT, dirección, actividad económica (código CIIU), nombre del representante legal, número de trabajadores.
• Datos del trabajador: nombre completo, cédula, cargo, tipo de contrato (término fijo, indefinido, obra o labor), antigüedad en la empresa, salario base de cotización.
• Descripción del accidente: fecha y hora exactas, lugar específico (área, máquina, equipo), actividad que realizaba el trabajador, agente causal (herramienta, sustancia, superficie), mecanismo de la lesión (caída, golpe, contacto eléctrico, etc.).
• Tipo de lesión y parte del cuerpo afectada: fractura, herida, contusión, quemadura, intoxicación; especificar zona anatómica (mano derecha, pierna izquierda, columna lumbar).
• Testigos: nombre, cédula y cargo de al menos un testigo presencial (si lo hay).
• Medidas de prevención previas: ¿el trabajador recibió inducción y capacitación específica para la tarea?, ¿contaba con elementos de protección personal (EPP) adecuados?, ¿la máquina o herramienta tenía mantenimiento vigente?
• Análisis preliminar de causas: condición insegura (piso resbaloso, guarda faltante, iluminación deficiente) o acto inseguro (omisión de EPP, procedimiento no seguido, distracción).

Es fundamental que el empleador no invente ni oculte información. Cualquier inconsistencia entre el FURAT, la historia clínica de la IPS y las declaraciones de testigos puede derivar en rechazo de cobertura por parte de la ARL o en investigación por fraude.

Cómo llenar el FURAT paso a paso (versión digital y papel)

La mayoría de ARL en Colombia (Positiva, Sura, Bolívar, Colmena, Equidad) ofrecen portales web donde el empleador puede reportar el accidente en línea. El procedimiento general es:

1. Ingresa al portal de tu ARL con usuario y contraseña corporativos.
2. Selecciona "Reporte de accidente de trabajo" o "FURAT" en el menú principal.
3. Completa el formulario siguiendo el orden: empresa → trabajador → accidente → lesión → testigos → medidas previas.
4. Adjunta documentos de soporte (foto del lugar del accidente, copia de inducción y entrega de EPP, registro de mantenimiento de equipos, si aplica).
5. Genera el número de radicado y guarda el comprobante PDF. Este número es tu evidencia de reporte en plazo.

Si tu ARL no tiene plataforma digital o prefieres papel, descarga el formato desde la página oficial de la entidad, llénalo a mano con letra legible (no uses corrector líquido), fírmalo como representante legal o persona autorizada, y preséntalo en la oficina más cercana o envíalo por correo certificado dentro del plazo de dos días hábiles. Solicita siempre un sello de recibido con fecha y hora.

Consejo práctico: antes de enviar el FURAT, revisa que todos los campos obligatorios estén completos y que la descripción del accidente sea coherente con el tipo de lesión reportada. Un error común es describir "caída desde altura" pero reportar lesión en mano, cuando lo lógico sería lesión en miembro inferior o columna.

Consecuencias legales de no reportar o reportar tarde

La omisión o el reporte extemporáneo de un accidente de trabajo genera tres tipos de responsabilidad para el empleador:

Sanciones administrativas del Ministerio del Trabajo

El artículo 13 de la Ley 1562 de 2012 faculta al Ministerio del Trabajo para imponer multas de hasta 1.000 SMLMV (más de $1.400 millones en 2025) por infracciones graves al sistema de riesgos laborales, incluida la no afiliación, el no reporte de accidentes y la obstrucción de investigaciones. El proceso sancionatorio puede iniciarse de oficio (inspección sorpresa) o por denuncia del trabajador o del sindicato.

Responsabilidad civil y prestaciones económicas a cargo del empleador

Si la ARL rechaza la cobertura porque el accidente no fue reportado en plazo —y por tanto no pudo verificar las condiciones del evento—, el empleador debe asumir de su bolsillo las prestaciones económicas (subsidio por incapacidad temporal, indemnización por incapacidad permanente parcial, pensión de invalidez o sobrevivientes en caso de muerte). Esto puede representar pagos de cientos de millones de pesos, dependiendo del grado de lesión y el salario del trabajador.

Responsabilidad penal en casos graves

Si el accidente resulta en muerte o lesiones permanentes y se demuestra que el empleador ocultó intencionalmente el reporte para evadir responsabilidad o destruyó pruebas, puede configurarse el delito de lesiones personales culposas agravadas (artículo 120 del Código Penal) o homicidio culposo agravado (artículo 109). Aunque estas figuras son excepcionales, existen antecedentes judiciales en Colombia donde gerentes y representantes legales han enfrentado procesos penales por negligencia grave en SST.

Diferencia entre accidente de trabajo, incidente y enfermedad laboral

Es común que los empleadores confundan estos tres eventos y terminen reportando algo que no corresponde —o no reportando algo que sí debían—. Aquí las definiciones legales:

• Accidente de trabajo (Art. 3, Ley 1562/2012): suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo y que produce lesión orgánica, perturbación funcional, invalidez o muerte. Incluye el accidente in itinere (camino casa-trabajo-casa) si ocurre en tiempo razonable y sin desviaciones voluntarias.
• Incidente de trabajo: evento anormal que pudo causar lesión pero no lo hizo (por ejemplo, caída de un objeto pesado que no golpea a nadie, derrame de químico sin contacto humano). No requiere FURAT, pero sí debe investigarse como "casi accidente" en el marco del SG-SST (Resolución 0312 de 2019, estándar 2.10.1).
• Enfermedad laboral (Art. 4, Ley 1562/2012): patología contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar (neumoconiosis, hipoacusia, túnel carpiano, lumbago crónico). Se reporta con el Formato de Reporte de Enfermedad Laboral (FUREL), no con el FURAT, y el plazo es el mismo: dos días hábiles desde el diagnóstico médico.

Si tienes duda sobre la calificación del evento, reporta como accidente y adjunta toda la información disponible. La ARL tiene la potestad de calificar si es o no de origen laboral (Decreto 1477 de 2014, tabla de enfermedades laborales).

Articulación del reporte con la investigación del COPASST

Reportar el FURAT a la ARL es solo el primer paso. El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) —o el Vigía en empresas de menos de 10 trabajadores— debe iniciar la investigación del accidente de trabajo dentro de los 15 días hábiles siguientes (Resolución 2013 de 1986, artículo 11, numeral 12).

La investigación interna tiene como objetivos:

• Identificar las causas básicas e inmediatas del accidente (metodología de árbol de causas, espina de pescado o 5 por qué).
• Definir acciones correctivas y preventivas para evitar recurrencia.
• Actualizar la matriz de peligros (GTC-45) si se detecta un riesgo no valorado previamente.
• Alimentar los indicadores de accidentalidad del SG-SST (índice de frecuencia, índice de severidad, tasa de accidentalidad).

El informe de investigación debe quedar documentado en acta firmada por los miembros del COPASST, adjuntarse al expediente del trabajador y estar disponible para auditorías del Ministerio del Trabajo o de la ARL. No investigar un accidente reportado es causal de hallazgo crítico en auditoría y puede generar plan de mejora obligatorio.

Conclusión: reportar en plazo es obligación legal y protección empresarial

Reportar un accidente de trabajo a la ARL mediante el FURAT dentro de los dos días hábiles no es una opción: es una obligación legal que protege tanto al trabajador (acceso inmediato a prestaciones) como al empleador (respaldo de la ARL en costos médicos y económicos, evidencia de gestión ante el Ministerio del Trabajo). Omitir o retrasar el reporte expone a la empresa a sanciones millonarias, demandas civiles y, en casos extremos, responsabilidad penal. Además, sin reporte oportuno, la investigación del COPASST pierde validez técnica y el análisis de causas queda incompleto, perpetuando riesgos en tu operación.

Si necesitás acompañamiento profesional para estructurar el procedimiento de reporte de accidentes, capacitar a tus supervisores en llenado del FURAT y articular la investigación con tu COPASST dentro del marco del SG-SST, podés conocer cómo lo hacemos en nuestra implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, donde integramos procedimientos documentados, formatos validados y seguimiento normativo continuo.