Examen ocupacional periódico: cada cuánto y qué evalúa según el cargo

Recibís tres cotizaciones de exámenes ocupacionales con precios muy distintos. Una incluye «visiometría», otra menciona «espirometría» y la tercera solo dice «examen periódico completo». ¿Cuál necesitás realmente? ¿Cada cuánto debés repetirlos? Si sos responsable de RH o SST y no tenés claridad sobre qué pedir, estás en la situación más común: la normativa colombiana exige estos exámenes, pero pocas empresas saben interpretarla correctamente. Este artículo te explica qué evalúa cada examen, cada cuánto se repite según el riesgo del cargo y qué límites legales tiene el empleador al solicitarlos.

Marco legal: Resoluciones 2346 de 2007 y 1918 de 2009

La Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales en Colombia. Establece cinco tipos de exámenes obligatorios: ingreso, periódico, retiro, cambio de ocupación (reubicación) y post-incapacidad. Cada uno tiene un propósito distinto y debe ser practicado por un médico con licencia vigente en salud ocupacional (hoy llamado médico especialista en SST).

La Resolución 1918 de 2009 complementa la anterior al modificar el artículo 2.° y precisar que los exámenes periódicos deben repetirse según el tipo de exposición a factores de riesgo identificados en el profesiograma de la empresa. No existe una frecuencia única: el intervalo varía entre 1 y 5 años dependiendo del nivel de riesgo y la edad del trabajador.

Ambas resoluciones son de obligatorio cumplimiento para todos los empleadores del sector público y privado, independientemente del número de trabajadores. El costo de estos exámenes siempre corre por cuenta del empleador; el trabajador no puede asumir ningún gasto relacionado.

Tipos de exámenes ocupacionales y para qué sirve cada uno

Entender la diferencia entre cada examen te permite presupuestar correctamente y cumplir la norma sin pagar de más:

• Examen de ingreso: se practica antes de que el trabajador inicie labores (o máximo los primeros tres días). Determina si la persona está apta para el cargo y establece una línea de base de su estado de salud. Sirve para detectar condiciones preexistentes que puedan agravarse con las tareas del puesto.
• Examen periódico: se repite durante la vinculación laboral. Su objetivo es identificar efectos tempranos de la exposición a riesgos ocupacionales (ruido, químicos, posturas forzadas, etc.). La frecuencia la define el profesiograma.
• Examen de retiro: debe practicarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la terminación del contrato. Documenta el estado de salud final y protege tanto al trabajador (evidencia de posibles enfermedades laborales) como al empleador (demuestra que cumplió con vigilancia médica).
• Examen por cambio de ocupación: obligatorio cuando el trabajador cambia de cargo y las nuevas tareas implican exposición a riesgos diferentes. Por ejemplo, pasar de auxiliar administrativo a operario de planta con exposición a solventes.
• Examen post-incapacidad: requerido cuando un trabajador regresa después de una incapacidad de 30 o más días. Evalúa si está apto para retomar sus funciones o requiere restricciones/reubicación temporal.

El profesiograma como base: qué debe evaluar cada examen según el cargo

El profesiograma es una matriz que describe cada cargo de tu empresa, las tareas que realiza, los factores de riesgo a los que está expuesto y los exámenes médicos específicos que necesita. Sin profesiograma, cualquier cotización de exámenes es un tiro al aire.

Por ejemplo:

• Un operario de manufactura expuesto a ruido continuo > 85 dB necesita audiometría periódica (cada año si es menor de 40 años, cada dos si es mayor).
• Un soldador requiere espirometría (función pulmonar) y pruebas de agudeza visual, porque está expuesto a humos metálicos y radiación ultravioleta.
• Un trabajador de oficina sin exposiciones especiales solo necesita examen clínico general, visiometría básica (si usa pantalla > 4 horas) y evaluación osteomuscular (por riesgo ergonómico de postura sedente).
• Un enfermero en UCI necesita serología para hepatitis B, prueba de tuberculina y evaluación psicosocial por alto estrés laboral.

El médico SST que diseña el profesiograma cruza la matriz de riesgos GTC-45 con los cargos de tu organigrama y define qué pruebas complementarias (laboratorio, imágenes, pruebas funcionales) se agregan al examen clínico base. Esto garantiza que no pagues exámenes innecesarios ni omitas los obligatorios.

Periodicidad real: cada cuánto repetir los exámenes según riesgo y edad

La Resolución 2346 establece una regla general que muchas empresas desconocen: la periodicidad depende del nivel de riesgo del cargo y de la edad del trabajador. Según el artículo 3.° modificado por la Res. 1918/2009:

• Riesgo bajo o sin exposiciones especiales: examen periódico cada 5 años (si el trabajador es menor de 40 años) o cada 3 años (si es mayor de 40).
• Riesgo medio: cada 3 años (menores de 40) o cada 2 años (mayores de 40).
• Riesgo alto: cada año, independientemente de la edad. Aplica para trabajadores expuestos a ruido > 85 dB, químicos tóxicos, alturas, radiaciones ionizantes, agentes biológicos de alto riesgo, etc.

Esta tabla resume la periodicidad por sector típico:

Es común que las empresas repitan exámenes cada año por inercia, pagando más de lo necesario. Si tu profesiograma no justifica alta frecuencia, podés espaciar los controles sin incumplir la norma.

Quién puede practicar los exámenes y límites legales del empleador

Solo un médico con licencia vigente en salud ocupacional o seguridad y salud en el trabajo puede realizar evaluaciones médicas ocupacionales. Esta licencia es expedida por la Secretaría de Salud correspondiente y debe estar visible en el consultorio o IPS que contrates. Verificá siempre este requisito; un médico general sin licencia SST no cumple la norma.

Además, la Resolución 2346 establece límites claros sobre qué puede y qué NO puede pedir el empleador:

• Prohibido solicitar prueba de embarazo en exámenes de ingreso o periódicos, salvo que el cargo implique exposición a agentes teratogénicos (que afecten el feto) y con consentimiento informado escrito de la trabajadora.
• Prohibido solicitar prueba de VIH sin consentimiento informado y sin justificación ocupacional específica. No es válido pedirla "por protocolo".
• Prohibido solicitar información genética o cualquier examen que discrimine por razones de salud no relacionadas con el cargo.

La historia clínica ocupacional es confidencial. El empleador solo recibe el concepto de aptitud (apto, apto con restricciones, no apto temporal o definitivo) y las recomendaciones generales para el puesto (ej: "requiere silla ergonómica», «no puede trabajar en alturas»). El diagnóstico médico detallado es información protegida por secreto profesional y no puede ser exigida por RH ni por ningún nivel directivo.

Conclusión: estructura correcta para cumplir sin improvisar

Los exámenes ocupacionales no son un trámite opcional ni una lista estándar que comprás cada año. Son una herramienta de vigilancia epidemiológica que protege tanto al trabajador (detecta enfermedades tempranas) como al empleador (documenta cumplimiento legal y reduce pasivos laborales futuros). La clave está en construir un profesiograma técnico que defina qué evaluar en cada cargo y repetirlo con la frecuencia que el riesgo real justifica, no por costumbre ni por lo que hace la competencia.

Implementar esto correctamente requiere conocimiento normativo actualizado y coordinación con médicos certificados. Si querés estructurar un programa de vigilancia médica que cumpla con Res. 2346/2007 y se integre a tu SG-SST, podés conocer cómo acompañamos este proceso completo en nuestra página de implementación del SG-SST, donde incluimos diseño de profesiograma y agenda de exámenes con médicos licenciados.